L’assemblée générale de copropriété est considérée comme un organe d’administration et de gestion au sein d’une copropriété et par conséquent du bien immobilier. Ainsi, c’est le moment pendant lequel les copropriétaires se réunissent afin de mener des débats sur leur situation de copropriété. C’est une obligation légale de la loi copropriété.
Généralement, il s’agit d’une réunion qu’on prend le temps de bien préparer de façon méthodique. Ce qui permettra aux copropriétaires de s’intéresser et d’assister à l’assemblée. En effet, les assemblées au sein d’une copropriété sont un symbole de démocratie. De ce fait, il est essentiel pour ses habitants d’y prendre part. Ainsi, le déroulement d’une assemblée de copropriété doit se faire suivant un protocole bien précis. Nous vous en parlons davantage dans la suite.
A quel moment doit se dérouler une assemblée générale de copropriété ?
Dans le règlement intérieur de copropriété, il est indiqué que l’assemblée générale de copropriété se déroule sur une période annuelle de 15 jours. Bien évidemment, il revient au syndicat de veiller au respect de cette période. Par ailleurs, en cas de situation urgente, le syndic n’aura pas à attendre la période annuelle prévue pour l’assemblée. Il doit convoquer une assemblée générale extraordinaire pour prendre une décision en urgence.
De ce fait, il peut être question des travaux à réaliser à urgence au sein d’espaces communs. C’est le cas par exemple des travaux de réparation ou de rénovation de la toiture, de l’ascenseur, de la chaudière collective. A noter que pour qu’il y ait une assemblée générale extraordinaire, la législation indique qu’il devrait avoir une véritable urgence. De plus, les différents travaux concernés doivent être au service de l’intérêt de tous les copropriétaires.
Qui participe à l’assemblée générale de copropriété ?
Ceux qui participent à l’assemblée générale de copropriété sont les copropriétaires. De ce fait, chaque propriétaire est un membre à part entière à l’assemblée générale de copropriété. Pour cela, aussi minime soit sa quote-part, il doit participer à l’assemblée générale et aux différentes délibérations.
En outre, des tierces personnes peuvent assister à une assemblée générale de copropriété sans toutefois faire partie des copropriétaires. On peut citer à cet effet : du syndic, des avocats, d’experts, des comptables, invités de l’Association de Copropriété. On peut également compter parmi les personnes tierces, les titulaires d’un droit d’usufruit, de superficie, d’emphytéose et bien d’autres. Il faut également préciser dans ce contexte que, tout copropriétaire indisponible pour une assemblée générale de copropriété a le droit de charger une autre personne pour le représenter à la réunion.
Où se déroule l’assemblée générale de copropriété ?
Le plus souvent c’est dans la salle alternante à la copropriété que se passe la réunion. D’un autre côté, le syndic peut mettre à disposition ses locaux pour le déroulement de l’assemblée générale. Pour cela il se chargera de s’assurer que la salle puisse accueillir tout le monde et bénéficier d’un bon éclairage. De plus, il doit y avoir une table et suffisamment de chaise pour que tout le monde puisse être assis. Ainsi, la réunion est lancée suivant l’heure indiquée dans l’ordre du jour, même s’il y a des retardataires, ils participeront suivant le plan suivant.
Remplir la feuille de présence
Avant même que l’assemblée générale ne commence, tous les participants doivent signer la feuille de présence. Cette dernière notifie le nom et la résidence de chaque copropriétaire et aussi la quote-part de tout un chacun. De plus, l’heure d’arrivée de chacun doit y être mentionnée, même celle de ceux qui viennent en retard. Par la suite, l’on va joindre la feuille de présence au procès-verbal.
Passer à l’élection de la séance
En effet, il est question d’élire un président de séance au début de l’assemblée générale. Ce dernier aura pour rôle de superviser et réguler les débats. A côté du président de séance, on nomme un secrétaire ou un scrutateur de bureau. Le président commence donc par la lecture de l’ordre du jour et lance les débats.
Etablir l’ordre du jour
Tous les points listés dans l’ordre du jour font l’objet de débats les unes suivant les autres. Il revient alors à chaque propriétaire de donner son point vu sur chaque question de l’ordre du jour. De plus, les débats peuvent s’étendre sur d’autres questions qui ne figurent pas dans l’ordre du jour. Toutefois, elles ne doivent pas faire l’objet d’un vote.
Passer aux différents votes
L’assemblée générale est une instance démocratique. Dans ce cas, chaque participant a le droit ou devoir de voter favorablement ou pas. Et c’est la majorité des votes sur une position qui l’emporte. De plus, certains participants peuvent avoir des réserves sur certaines questions sans toutefois être en total désaccord. Ceci étant le vote se fait soit par main levée, soit par écrit, le tout de façon transparente. De plus, peu importe le type de vote, celui-ci se fait complètement dans l’anonymat. C’est une procédure importante afin de comptabiliser tous les votes en fonction de la quote-part de chacun.